Aplicando las Soft Skills. Problemas y Negociación

A la hora de trabajar, es muy común que surjan problemas, que pueden ser de tres tipos:

• Imprecisiones: Lo que el emisor cuenta no es siempre lo que entiende el receptor, y tendemos a no darnos cuenta de este problema.
• Barreras: Aparecen en la comunicación y si no somos capaces de saltarlas ésta será más complicada. Estas barreras pueden ser:
• Físicas
• Semánticas à significado de los conceptos
• Psicológicas à Estado psicológico de una persona que incide en el concepto de comunicación, por lo que se pueden producir malas interpretaciones.

Por tanto, debemos tener en cuenta estas barreras para no entorpecer la comunicación.

• Distorsión: Suele pasar cuando una información se pasa de unas personas a otras y al final llega muy alterada. Por este motivo, para asegurarnos como emisores de que la información llega correctamente a todo el mundo, un método sería el de poner por escrito aquellos puntos más importantes que queremos que se entienda para todos los receptores.

Es decir, cuando queremos comunicar órdenes, tenemos que asegurarnos que la persona a la que se lo estamos mandando pueda hacer dicha tarea, que la entienda y lo haga de forma correcta. Por otra parte, cuando debemos corregir a un colaborador, tenemos que tener en cuenta primeramente la empatía, seguido de la planificación de cómo se le van a decir las cosas y cómo puedo implicarle. En definitiva, debemos tener cuidado con los problemas que puedan surgir y aplicar todos los puntos anteriores explicados, es decir, las estrategias de la comunicación.

NEGOCIACIÓN

Cuando tratamos con personas es fácil que se produzcan conflictos, un hecho natural que debemos tratar de resolver (sin ser a la fuerza) de forma exitosa. Estos conflictos pueden tener una doble baza:

• Problema: Un conflicto puede llegar a ser un problema más o menos grave si no se resuelve.
• Oportunidad: Por el contrario, un conflicto puede llegar a ser una gran oportunidad si sabemos resolverlo a través de la negociación.

El problema que nos podemos encontrar a la hora de negociar principalmente es que este acto es cosa de dos, es decir, ambas partes tienen que estar dispuestas a ceder en algún punto para facilitar la resolución del conflicto. Lo normal es pensar que en un conflicto una de las partes gana y la otra pierde, pero este pensamiento debemos cambiarlo ya que, gracias a la negociación, deberían ganar las dos partes, buscando una mayor compatibilidad de objetivos (win-win).

En cualquier conflicto existen dos partes unidas por un hilo conductor. La estrategia que se debe llevar a cabo para resolverlo sería la de encontrar un punto en el que las dos partes ganen, por lo que existen dos formas para acercarnos: moviéndonos (mejor) o tirando de la cuerda.

Los elementos que constituyen el conflicto son los siguientes:

• Preparación: Antes de negociar debemos prepararnos el conflicto, para poder llegar a una zona de acuerdo donde los objetivos de ambas partes coinciden.
• Tiempo: Este elemento es muy importante ya que si tenemos prisa, existirá poca capacidad de negociación.
• Coste de ruptura: En este punto es donde se ve realmente la capacidad de negociación ya que tenemos que tener presente ¿qué pasa si el acuerdo se rompe?

Para aplicar todo esto, existen dos estrategias principales de negociación:

• Colaborativas: Se trata de hacer propuestas constructivas, mostrar disposición, renunciar a algo que suponga un acercamiento, etc.
• Coefectivas: Una de las partes presiona para que la otra se mueva pero solo si es necesario. Esto se debe hacer con cuidado.

Finalmente, debemos hablar de las fases que constituyen la negociación, que son las siguientes:

• Preparación: Como hemos dicho anteriormente, es muy importante prepararse antes de la negociación con toda la información que tengamos, es decir, planeamos como lo podemos hacer mejor.
• Negociación: La fase de negociación per se consta de las siguientes subfases:
•    Planteamiento de posiciones iniciales (ver a qué distancia nos encontramos e intentar crear un buen clima)
•    Acercamiento (hasta llegar a la zona de acuerdo. Hay que ser prudente en esta fase e intentar no presionar)
•    Creación del acuerdo
•    Cierre del acuerdo
•    Seguimiento del acuerdo
• Control: La negociación no siempre sale bien, por lo que debemos analizar los errores para las siguientes negociaciones.